Data protection

Datenschutzerklärung und allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung im bezirklichen Fachamt Interner Service des Bezirksamtes Harburg der Freien und Hansestadt Hamburg

Nahezu alle Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen treten mit der Verwaltung früher oder später in Kontakt, weil sie z.B. einen Personalausweis beantragen müssen oder Kindergeld beanspruchen können. Hierbei müssen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

In einem Verwaltungsverfahren sind Daten personenbezogen, wenn sie einer natürlichen Person, einer Körperschaft (z. B. Verein, Kapitalgesellschaft), einer Personenvereinigung oder einer Vermögensmasse zugeordnet werden können. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte oder pseudonymisierte Daten.

Wenn Verwaltungsbehörden personenbezogene Daten verarbeiten, bedeutet das, dass sie diese Daten z. B. erheben, speichern, verwenden, übermitteln, zum Abruf bereitstellen oder löschen.

Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, bei wem wir sie erheben und was wir mit diesen Daten machen. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.
Inhaltsverzeichnis
1. Wer sind wir? 
2. Wer sind Ihre Ansprechpartner? 
3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten? 
4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir? 
5. Wie verarbeiten wir diese Daten? 
6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben? 
7. Wie lange speichern wir Ihre Daten? .
8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie? 

1. Wer sind wir?
Fachamtsleiterin (ab 1.1.2019): Frau Bettina Zech
Das Fachamt Interner Service umfasst die
- administrative Betreuung der Bezirksversammlung und ihrer Ausschüsse,
- Presse- und Öffentlichkeitsarbeit des Bezirksamtes,
- Unterstützung von Online-Bürgerbeteiligungsverfahren auf der Webseite und durch die Nutzung der Plattform adhocracy.plus
- Verwaltung und Unterhaltung der Dienstgebäude des Bezirksamtes
- Vorbereitung und Durchführung von allgemeinen Wahlen sowie Abstimmungen nach         Volksabstimmungsgesetz sowie von Bürgerbegehren und Bürgerentscheiden,
- Aufgaben im Bereich der Arbeitssicherheit und des regionalen Katastrophenschutzes,
- Aufstellung der Vorschlagslisten für die Wahl der Schöffinnen und Schöffen bei den Amtsgerichten sowie der ehrenamtlichen Richterinnen und Richter bei den Verwaltungsgerichten sowie
- weitere Intendanzaufgaben, wie z.B.
o Pförtnerdienst,
o Poststelle
o Zentrale Schriftgutverwaltung.
o Verwaltung der Dienstsiegel
o Fuhrparkmanagement

2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?
Fragen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie an den für die Behörde zuständigen Datenschutzbeauftragten richten:
Datenschutzbeauftragter der Bezirksämter, Email: dsbderbezirke@hamburg-nord.hamburg.de

3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Personenbezogene Daten werden in dem Umfang erhoben und verarbeitet insoweit dies zur Erfüllung der unter 1. genannten Verwaltungsaufgaben erforderlich und hierfür eine Rechtsgrundlage gegeben ist. Eine Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten ohne eine explizite Rechtsgrundlage erfolgt nur insoweit hierfür explizit eine schriftliche, persönliche und über das Widerrufsrecht informierte Einverständniserklärung der betreffenden Person abgegeben worden ist.

4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Wir verarbeiten insbesondere folgende personenbezogene Daten:
• Persönliche Identifikations- und Kontaktangaben, z. B. Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum und -ort, Steuernummer, Identifikationsnummer, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Bankverbindungsdaten.

Beispiele: 

- Stichprobenauszüge aus dem Melderegister im Rahmen der Ausstellung der Wahlvorschlagslisten für     Schöffen und ehrenamtliche Verwaltungsrichter.
- Auszüge aus dem Melderegister zur Aufstellung der Wählerverzeichnisse für Allgemeine Wahlen

Können wir einen Sachverhalt nicht mit Ihrer Hilfe aufklären, dürfen wir Sie betreffende personenbezogene Daten auch durch Nachfragen bei Dritten erheben (z. B. Auskunftsersuchen an den Arbeitgeber u.ä.).
Zudem können wir öffentlich zugängliche Informationen (z. B. aus Zeitungen, öffentlichen Registern oder öffentlichen Bekanntmachungen) verarbeiten.

5. Wie verarbeiten wir diese Daten?
In den automationsgestützten Verwaltungsverfahren werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert und in weiteren Schritten den Verwaltungsverfahren zugrunde gelegt. Wir setzen dabei technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen. Unsere Sicherheitsstandards entsprechen stets den aktuellsten technologischen Entwicklungen.

6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
Alle personenbezogenen Daten, die uns in einem Verwaltungsverfahren bekannt geworden sind, dürfen wir nur dann an andere Personen oder Stellen (Geschäftsstellen der Amtsgerichte zur Durchführung der Schöffenwahl) weitergeben, wenn Sie der Weitergabe zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist.
Beispiele:
Weitergabe der
- Vorschlagslisten zur Wahl der Schöffinnen und Schöffen an die Geschäftsstellen der Amtsgerichte zur     Durchführung der Schöffenwahl
- Wählerverzeichnisse an einen Dienstleister zur Herstellung und Versand der  Wahlbenachrichtigungs-     schreiben

7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Die Dauer der Speicherung erfolgt soweit dies gesetzlich geregelt ist und folgt im Übrigen den geltenden Bestimmungen, insbesondere der Aktenordnung der Bezirksämter und der Geschäftsordnung der Bezirksämter in ihren aktuellen Fassungen.

8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?
Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung.

• Recht auf Auskunft
Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren und zum Verfahrensabschnitt gemacht werden.

• Recht auf Berichtigung
Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

• Recht auf Löschung
Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.

• Recht auf Widerspruch
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet.

• Recht auf Beschwerde
Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg
Tel.: (040) 4 28 54 - 40 40
E-Fax: (040) 4 279 – 11811
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de

Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten
In einigen Fällen können oder dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen. Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Verweigerung mit.
Wir werden Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollten wir länger als einen Monat für eine abschließende Klärung brauchen, erhalten Sie eine Zwischennachricht.